¿Cuáles son las funciones de un Gestor Administrativo en una empresa?

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En el emocionante entorno empresarial, el papel de un graduado en Gestión Administrativa de FP, como las funciones de un administrativo, destacan como un pilar esencial en el funcionamiento diario de una empresa.

En este artículo, exploraremos las funciones un administrativo, sus responsabilidades diarias, las habilidades clave necesarias, y los estudios que les preparan para acceder a un amplio abanico de salidas profesionales.

 

¿Qué hace un administrativo en su día a día?

Un administrativo es el engranaje que mantiene la maquinaria empresarial en movimiento. La principal función de un administrativo o administrativa permite que las tareas que realiza garanticen la eficiencia operativa de la empresa.

Actualmente es una de las profesiones con mayor demanda en las empresas, por lo que puedes acceder a desempeñar estas posiciones, dependiendo de tus estudios previos, cursando un Grado Medio en Gestión Administrativa, o acceder a un Grado Superior en Administración y Finanzas.

 

funciones de una administrativa

 

¿Cuáles son las principales funciones de un administrativo?

Entre las funciones más comunes de un administrativo se encuentran las que te detallamos a continuación:

 

1.- Gestión de Documentación:

Los administrativos desempeñan un papel fundamental como custodios de la documentación empresarial. Esta responsabilidad no solo implica la organización física de documentos, sino también la gestión eficiente de archivos digitales.

Desde facturas hasta contratos, su tarea es asegurar que cada documento sea almacenado de manera ordenada, fácilmente accesible y, lo que es igualmente crucial, esté actualizado. Mantener la integridad y confidencialidad de la información es esencial para el buen funcionamiento de la empresa y para cumplir con las regulaciones legales.

 

2.- Atención al Cliente:

Actuando como la cara visible de la empresa, los administrativos desempeñan un papel crucial como el primer punto de contacto para clientes y colaboradores. Van más allá de simplemente recibir llamadas; comprenden las necesidades y consultas, proporcionando información clave de manera clara y concisa.

Además, resuelven problemas de manera proactiva y aseguran que cada interacción contribuya a la satisfacción del cliente. La construcción y mantenimiento de relaciones positivas son piedras angulares para el éxito a largo plazo de la empresa.

 

3.- Organización de Agenda:

La coordinación eficiente del tiempo es esencial para maximizar la productividad en una empresa. Los administrativos se convierten en los maestros del tiempo al organizar reuniones, citas y eventos.

Desde la programación de conferencias hasta la planificación de sesiones de brainstorming, su labor asegura que cada minuto sea aprovechado al máximo. Además, son responsables de enviar recordatorios y garantizar que todos los involucrados estén debidamente informados, contribuyendo así a un flujo de trabajo sin contratiempos.

 

4.- Manejo de Comunicaciones:

En un mundo digital actual, la eficacia de las comunicaciones es esencial. Los administrativos gestionan un flujo constante de correos electrónicos, llamadas y otros medios de comunicación interna y externa, como pueden ser también las redes sociales. Son la voz de la empresa, transmitiendo información de manera clara y representando la imagen de la compañía en cada interacción.

La habilidad para filtrar información relevante, responder rápidamente y mantener una comunicación coherente es crucial para el éxito de la empresa en un entorno empresarial cada vez más dinámico.

 

5.- Gestión de Suministros:

Los administrativos son guardianes de la eficiencia operativa asegurando el flujo constante de materiales y recursos necesarios para el día a día. Desde la gestión de inventarios hasta la realización de pedidos, su labor contribuye directamente a la continuidad de las operaciones.

Mantener relaciones sólidas con proveedores, buscar opciones rentables y garantizar la disponibilidad oportuna de suministros es esencial para prevenir interrupciones en la producción y mantener la calidad del servicio.

 

funciones de un administrativo trabajando

 

¿Cuáles son las habilidades que demandan las empresas como administrativo?

Dentro del actual entorno profesional, las empresas demandan personas que no solo tengan los conocimientos técnicos, si no también hayan desarrollado competencias (soft skills) y habilidades que les permitan llevar a cabo el trabajo de forma exitosa.

Dentro de La Otra FP, puedes aprender a desarrollar estas habilidades mientras cursas tu FP gracias a una metodología única que se diferencia de otras opciones de FP.

Así que si deseas destacar como un administrativo eficiente, es crucial poseer ciertas habilidades como las que te comentamos a continuación:

 

1.- Comunicación Efectiva:

La comunicación efectiva va más allá de la simple transmisión de información. Un administrativo eficiente no solo es capaz de expresarse claramente, tanto de forma escrita como verbal, sino que también comprende la importancia de escuchar activamente.

La capacidad de interpretar las necesidades y preguntas de manera precisa, y responder con claridad y empatía, fortalece las relaciones internas y externas. Además, la habilidad para adaptar el tono y el estilo de comunicación según la audiencia contribuye a un ambiente laboral armonioso y a relaciones comerciales sólidas.

 

2.- Organización:

La capacidad de organizar no se limita a la gestión de tareas diarias, sino que implica una visión integral de la eficiencia operativa. Los administrativos eficientes no solo mantienen sus escritorios ordenados, sino que también estructuran procesos, archivos y flujos de trabajo de manera lógica.

Planifican con antelación, establecen prioridades y gestionan plazos, asegurándose de que cada actividad se lleve a cabo de manera oportuna y eficiente. La organización es la clave para reducir el estrés y fomentar un entorno de trabajo productivo.

 

3.- Manejo de Herramientas Tecnológicas:

En la era digital, la familiaridad con herramientas tecnológicas es esencial. Un administrativo eficiente no solo sabe cómo utilizar software de oficina estándar, sino que también está al tanto de las últimas herramientas de gestión de documentos, plataformas de comunicación y sistemas especializados.

La capacidad de adaptarse rápidamente a nuevas tecnologías mejora la eficiencia y facilita la colaboración en un entorno empresarial cada vez más digitalizado. Mantenerse actualizado con las últimas tendencias tecnológicas es una habilidad valiosa para cualquier administrativo moderno. Así como conocer todo lo relacionado con la Inteligencia Artificial generativa le potenciará como un profesional destacado.

 

4.- Resolución de Problemas:

La resolución de problemas va más allá de identificar obstáculos; implica la capacidad de abordarlos de manera proactiva y efectiva. Un administrativo eficiente no solo reconoce desafíos potenciales, sino que también propone soluciones viables. Adoptan un enfoque analítico para comprender la raíz de los problemas y utilizan la creatividad para encontrar respuestas prácticas.

Ser proactivo en la identificación y resolución de problemas no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también demuestra una valiosa actitud de liderazgo en el entorno empresarial.

 

funciones de un administrativo trabajo en equipo

 

¿Qué estudiar para ser Administrativo?

La formación para ser administrativo es fundamental, debido a que las funciones que desempeñan cada vez son más complejas, y las empresas requieren perfiles cualificados capaces de desempeñarlas.

Dentro de la FP, puedes ser administrativo cursando el Grado Medio en Gestión Administrativa cuyos requisitos de acceso puedes ver aquí. En La Otra FP, combinarás tu aprendizaje basado en la práctica con desarrollo de habilidades y competencias profesionales. Además, si lo deseas podrás especializarte en Business English para que el inglés no sea un reto en tu vida profesional.

Si lo deseas, podrás seguir formándote una vez termines tus estudios de grado medio, accediendo al Grado Superior en Administración y Finanzas.

Contacta con nosotros a través del formulario de la titulación y te invitaremos a conocer nuestro Campus de alto rendimiento en Las Rozas. Nuestro equipo de Orientación & Talento estará encantado de ayudarte y concertar una entrevista para entender tus motivaciones y definir un plan acorde a tu carrera. Llámanos al 636 318 413 o escríbenos a admisiones@pro2fp.es

 

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